Lang saksbehandlingstid hos PBE i Oslo.
Arkitekter i Oslo er frustrerte over lang saksbehandlingstid hos Plan- og bygningsetaten. Mindre detaljstyring og bedre kommunikasjon, er rådene fra arkitektorganisasjonene.
På bakgrunn av henvendelser fra medlemmer, som første til en spørreundersøkelse, har Arkitektbedriftene, Oslo arkitektforening og Arkitektforbundet utformet konkrete råd til Plan- og bygningsetaten (PBE) for å bedre situasjonen for saksbehandling av byggesøknader. I et møte før sommeren fortalte etaten at de har høy produksjon, men er presset på ressurser. 6.000 saker behandles hos PBE i Oslo per år, og siste år har det vært en økning på 10 prosent i antall søknader. Andel søknader som krever tilleggsdokumentasjon er høy.
- Bakgrunnen for møtet var en økende grad av henvendelser til organisasjonene om behandlingstid hos etaten, sier Janeche Bull Borander, utviklingssjef hos Arkitektbedriftene.
På grunnlag av disse henvendelsene, ble det i vår gjennomført en spørreundersøkelse blant arkitektbedrifter i Oslo og Viken.
- Svarene i undersøkelsen vi gjennomførte i vår, bekrefter inntrykket vi har av at PBE jevnlig overskrider saksbehandlingsfristene, og det kan virke som problemene er størst for tiltak innen småhusplanen, sier Siri Jæger Brudvik, leder i Oslo arkitektforening.
- Det er gjennomgående at kravet om tilleggsdokumentasjon først kommer mot slutten av saksbehandlingstiden, og det bidrar til lang faktisk saksbehandlingstid selv der fristene formelt sett er overholdt fra PBEs side.
Undersøkelsen viser at saksbehandling for ellers like problemstillinger på tvers av saker oppleves som uforutsigbar, tilleggsdokumentasjonen som etterspørres oppleves som lite relevant og saksbehandler er lite tilgjengelig for spørsmål og veiledning.
Dette kan endres for å forbedre dagens situasjon:
Mindre detaljstyring
- En rammetillatelse er en avklaring av rammene for prosjektet. Sett gjerne mer spesifikke krav og vilkår til detaljering og prosess for prosjektene i forbindelse med igangsettingstillatelse. Det koster å prosjektere og bygge. Det er ikke slik at alle rammesøknader blir bygget, og mange prosjekter endrer seg underveis fram til bygging. For høye krav til tidlig detaljering skaper merkostnader for byggherre før for eksempel entreprenør er kontrahert, og harmonerer dårlig med prosessene på byggherresiden.
Kommunikasjon og informasjon:
- Ring ansvarlig søker dersom saksbehandler lurer på noe! Vær tilgjengelig i telefontid, og ikke nøl med å ta en telefon, i stedet for å sende brev om små ting som raskt kan ordnes opp i ved en samtale og ettersendelse av informasjon. Dette kan spare masse tid og ressurser for både ansvarlig søker og PBE.
- Vær tilgjengelig for forhåndskonferanse, og den bør være gratis. Å få viktige avklaringer i tidlig fase av prosjektet er gull for alle involverte og kan skape mer forutsigbare prosesser.
- Vi ønsker at PBE tilgjengeliggjør statistikk på saksbehandlingstider, dispensasjoner, type mangler i søknader o.l. Dette kan knyttes til mer målrettet informasjonsarbeid (både fra PBE og fra arkitektorganisasjonene) på de områdene hvor utfordringene er størst.
Bakgrunn og undersøkelse
Arkitektorganisasjonene gjennomførte i mai 2022 en spørreundersøkelse blant arkitektbedrifter i Oslo og Viken. Undersøkelsen hadde en svarprosent på 22 prosent. Med tanke på at ikke alle bedrifter i disse fylkene vil ha byggesaker i Oslo, er den reelle svarprosenten blant berørte bedrifter høyere.
Hovedvekten av svarene i undersøkelsen kommer fra bedrifter med mellom en og ti ansatte, men bedrifter i alle størrelser er representert. Basert på tall bedriftene selv oppgir for antall byggesaker i Oslo, representerer disse minimum 450 byggesaker, men sannsynligvis nærmere 1 000.
Oppsummering av undersøkelsen:
- Under 25 prosent opplever at saksbehandlingen følger lovpålagte frister
- Der fristene overskrides, er cirka 70 prosent tiltak innenfor småhusplanen
- Om lag 75 prosent oppgir at de opplever forskjell i saksbehandlingen i saker med ellers like problemstillinger
- Kun 5 prosent opplever at saksbehandler er tilgjengelig for råd og veiledning
- Under 5 prosent oppgir at krav om tilleggsdokumentasjon kommer i løpet av de fire første ukene av saksbehandlingstiden
- I nesten 70 prosent av sakene kommer kravet om tilleggsdokumentasjon etter 9 uker eller mer
- Under halvparten opplever at den etterspurte dokumentasjonen er relevant for saken
- Cirka halvparten av bedriftene i undersøkelsen er rammet av det varslede midlertidige forbudet mot tiltak innenfor småhusplanen, for inntil fem prosjekter.
Les også sak på bygg.no (betalingsmur)