Tilbakevending til kontoret

Samfunnet begynner så smått å åpne igjen, og noen av dere vil ønske å få de ansatte tilbake på kontoret etter en tid med hjemmekontor og Teamsmøter. Arkitektbedriftene i Norge har satt sammen råd og tips vi mener det er lurt å ha tatt i betraktning før kontoret åpnes på nytt.

Vi vil aller først minne dere om å alltid følge rådene gitt av Regjeringen og Folkehelseinstituttet. Følg lenkene for å komme til deres informasjonssider.

Det er også viktig å minne om at det fortsatt blir oppfordret til bruk av hjemmekontor, slik at for de det har fungert godt for frem til nå må man gjerne utvide tiden med hjemmekontor. Det vil også kunne være slik at det fungerer godt for noen ansatte, men mindre godt for andre, og i disse situasjonene vil vi anbefale en gradvis tilbakevending til kontoret hvor man starter med de som har størst behov først. Selv om det nå legges til grunn at virksomheter kan begynne å fungere mer som normalt igjen kan det være greit å ikke gå vekk fra hjemmekontor i større omfang enn nødvendig.

Antall ansatte på jobb:

Den 7. mai ble tillatt samlet gruppestørrelse økt fra 5 til 20 personer. Dette innebærer at det vil variere fra kontor til kontor hvorvidt det er anbefalt å få hele kontoret tilbake på jobb samtidig, eller om det skal deles opp. En mulig løsning vil da kunne være å eksempelvis dele kontoret inn i to grupper, og gruppene møter annenhver dag på kontoret, og har annenhver dag hjemmekontor.

Videre er det viktig at dere dokumenterer hvem som er på jobb, og hvem som eventuelt er tilstede på samme møte i samme rom, for å kunne bistå ved eventuelt behov for smittesporing. Fortsett med digitale møter der dette er mulig.

Ansatte i risikogruppen

Arkitektbedriftene vil anbefale å oppfordre alle ansatte som er i risikogruppen, eller som av andre grunner i størst mulig grad bør unngå smitte, om å fortsatt holde seg hjemme, og legge til rette for fortsatt hjemmekontor for disse. På denne måten unngår man at noen føler press for å komme tilbake på kontoret bare for å sette seg selv i større risiko. Som arbeidsgiver bør du være tydelig på at ansatte i risikosonen ikke skal behøve å komme på jobb dersom de ikke ønsker det.

Avstand

Selv om man ikke møter flere enn 20 personer, er det fortsatt viktig at du som arbeidsgiver legger til rette for at det aldri er mindre enn 1 meter mellom de ansatte. Dette gjelder både ved plassene de ansatte sitter på, ved kaffemaskinen, i møterom og til lunsj. Dersom dette er utfordrende, bør antall ansatte på jobb samtidig reduseres til det er overkommelig.

Arkitektbedriftene vil her minne om at dersom noen blir syke, så må alle som har vært i nærkontakt med vedkommende i karantene. Nærkontakt er fortsatt definert som å ha tilbragt mer enn 15 minutter innenfor 2 meters avstand. Vår oppfordring er derfor å sørge for mer enn to meters avstand mellom de ansatte der dette er mulig, slik at færrest mulig må i karantene dersom én har blitt syk.

Reise til kontoret

Arbeidsgivere oppfordres til fortsatt å legge til rette for hjemmekontor og elektronisk møtevirksomhet i så stor grad som mulig, med fysisk tilstedeværelse på arbeidsplassen bare når det er nødvendig, for de ansatte som er avhengig av å bruke kollektivtrafikk for å komme seg til og fra jobb. Dette gjelder spesielt for Oslo-området og andre byer med press på kollektivtrafikken i rushtiden. Et alternativ her vil være å redusere kravet til kjernetid slik at det kan legges til rette for at de ansatte kan reise til og fra jobb utenom rushtiden.

Arbeidsgiver bør i tillegg oppfordre de ansatte til å benytte alternative måter å komme til jobb på, som løping, sykling, privat bil eller annet, og bør i den grad det er mulig legge til rette for at dette kan skje.

I kontorbygg bør alle unngå å bruke heis sammen med andre mennesker.

På kontoret

Der ansatte sitter i åpent landskap bør det praktiseres faste plasser, slik at viruset ikke kan smitte fra person til person via bruk av samme arbeidsplass. Ved andre løsninger, eksempelvis bruk av aktivitetsbaserte løsninger, må det settes særskilte krav til tom pult og rengjøring. Pulten må tømmes for alle personlige gjenstander og dokumenter mellom hver gang den brukes, og arbeidsstasjonen må vaskes mellom hver gang noen benytter seg av denne. Avhengig av aktiviteten i virksomheten er det ikke sikkert at en daglig rengjøring er tilstrekkelig.

Ved lunsj er det viktig å ta særlige hensyn. Matpakke anbefales fortsatt, da det er en sikker måte å unngå at mange folk tar borti samme matfat. Dersom kontoret ønsker å stå for mat er det en fordel at dette serveres ferdigsmurt. En lunsjbuffet er ikke å anbefale.

Rengjøring

Renholdet i lokalene bør intensiveres, særlig med ekstra renhold av skrivebord, stoler, dører og håndtak, toaletter, benkeflater og andre steder man ofte er i kontakt med. Dette kan eksempelvis være kaffemaskinen, mobiler, heisknapper etc. Lag gjerne en rutine for de ansatte som stiller krav til at de tørker av tastatur, mus mm med antibacservietter hver dag før de går hjem, samt krav om å holde pulten ryddig slik at det er lett å vaske for renholdspersonalet.

Vask med såpe og vann har vist seg å være det mest effektive, men vi anbefaler likevel å ha antibac både i flytene og serviettform tilgjengelig flere steder på kontoret. Da gjør man rengjøring av elektronisk utstyr og armlener etc enklere, og det gjør det mulig å få vasket hendene ofte uten å lage kø på toalettet. Ved bruk av aktivitetsbaserte løsninger bør det vurderes om dette burde være tilgjengelig på hver enkelt arbeidsstasjon slik at de ansatte enkelt kan få vasket av utstyret før og etter bruk. 

Sykdomstegn

Ved symptomer på luftveissykdom skal alle alltid holde seg hjemme. Dersom slike symptomer først viser seg på kontoret bør de ansatte ha fått en rutine som veileder dem i hvordan de da skal oppføre seg. Et tips er at dersom symptomene oppstår på kontoret skal den som kjenner symptomene snarest mulig ta på seg munnbind, for deretter å dra hjem. Den ansatte bør helst unngå kollektivtransport på veien hjem. Det vil i dette tilfellet være lurt at arbeidsgiver har munnbind tilgjengelig på kontoret dersom situasjonen skulle oppstå.

Ved milde symptomer eller sykdomsfølelse skal de ansatte være hjemme i minst ett døgn etter at symptomene er borte.

Utarbeidelse av rutine

Arbeidsgiver bør før gjeninnføring av kontoret utarbeide en rutine til de ansatte hvor de får nødvendig informasjon om arbeidsforholdene fremover og hvilke krav som stilles. Innholdet i denne vil variere etter størrelsen på kontoret, lokale transportmuligheter, ansatte i risikosonen med mer, og den enkelte bedrift vil derfor måtte utarbeide seg sin egen rutine.

Arkitektbedriftene i Norge vil for øvrig anbefale å sette seg inn Arbeidstilsynets råd ved tilbakeføring til arbeid for kontorplasser og NHO og LO sin felles veileder for gjenåpning av kontorer.

Relaterte saker

909045800

Bransjetermometer uke 22

Publisert: 4. juni 2020
855090566

Kontordrift og koronavirus

Publisert: 4. juni 2020
1183666889

Nye kontrakter og korona

Publisert: 3. juni 2020
902096912

Regjeringens forslag til støttepakke 3

Publisert: 29. mai 2020

Mest leste saker