KS-arbeid og flere gode tips på hjemmekontor

Å jobbe på hjemmekontor fungerer overraskende bra for de fleste arkitektkontor. Det finnes mange gode verktøy som kan brukes, og situasjonen fører kanskje til at man benytter anledningen til optimalisere bruken av digitale verktøy. 

Kvalitetssikring og MAKS

Et av verktøyene som kan være til hjelp for å forbedre den interne flyten og kommunikasjonen i prosjektet er MAKS. Arkitektbedriftenes kvalitetsikringssystem er tilgjengelig på nett, og er i full drift. 

Når man jobber i samme prosjekt uten å sitte sammen, kan kvalitetssikring bli til en ekstra utfordring. Med alle de ulike distraksjonene man kan møte hjemme, er det spesielt viktig å sette av tid til tilstrekkelig kontroll av leveranser. 

MAKS systematiserer egen- og sidemannskontroll, og bidrar til kommunisere fremdriften i prosjektet direkte i kvalitetsplanen gjennom plassering av ansvarlig medarbeider, aktiv bruk av kommentarfeltet og status Utført under den enkelte oppgaven. Dette kan kombineres med en tett kommunikasjon i et chatprogam eller lignende. For å kunne jobbe effektivt og koordinert er det viktig å ha klart definerte arbeidsoppgaver og god intern kommunikasjon.

Hjemmekontor fordrer større grad av selvstendighet, og noen opplever at det kan være en utfordring når en medarbeider har begrenset erfaring. Det kan være en god ide å få dem involvert nettopp ved hjelp av MAKS. Det er en fin måte å bli kjent med oppgavene i PBL, og prosessene i prosjektet.

En praktisk utfordring kan være at enkelte ressurser som Norsk Standard, analoge material- og referansebiblioteker ligger fysisk på kontoret. Da bør man vurdere å få dem hentet, eller digitalisert, slik at alle har tilgang til det de trenger i hverdagen. 

Dagens situasjon kan også være en god anledning til å ta MAKS i bruk i større grad. Ved redusert oppdragsmengde, eller bedre muligheter for konsentrert arbeid, kan det være et godt tidspunkt til å se på bedriftens rutiner, evaluere avsluttede prosjekter, jobbe med maler og etablere gode og varige KS-rutiner på kontoret. 

Våre anbefalinger

- Start dagen med en morgenhilsen i en felleschat

- Lag korte videomøter i prosjektteamene for å avklare og fordele dagens arbeidsoppgaver 

- Bruk kvalitetsplanen i MAKS aktivt for å delegere ansvaret og kommunisere status for de enkelte oppgavene

- I 43-021 Myndighetskravslisten kan man spesifisere løsninger og gjøre beslutningen synlig for alle i teamet

- Sammendraget av kvalitetsplanen kan hjelpe prosjektledere å følge med på fremdriften og kontrollere statusen av KS-arbeidet i prosjektene

 

Relaterte saker

909045800

Bransjetermometer uke 22

Publisert: 4. juni 2020
855090566

Kontordrift og koronavirus

Publisert: 4. juni 2020
1183666889

Nye kontrakter og korona

Publisert: 3. juni 2020
902096912

Regjeringens forslag til støttepakke 3

Publisert: 29. mai 2020

Mest leste saker