7 Utarbeid konkurransegrunnlag og foreta utlysning

Veileder for offentlige anskaffelser utarbeide konkurransegrunnlag

Etter at konkurranseform er valgt og kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier og evalueringsmodell er bestemt bør bestiller utarbeide en detaljert tidsplan med frister for søknad om prekvalifisering eller påmelding, levering av tilbud, evaluering, eventuell kontraktsinngåelse o.a. Tidsplanen har stor betydning også for tilbyderne: dels for å vurdere om man har anledning til å delta i konkurransen, for å planlegge tidsbruk osv.

Formålet med konkurransen er å gjennomføre gode kjøp av arkitekttjenester. Etter avsluttet konkurranse inngås oftest en kontrakt mellom bestiller og valgt arkitekt. Normalt vil det være tilstrekkelig å henvise til NS 8401 eller 8402 som fremtidig kontraktsgrunnlag. Dersom det ønskes spesielle kontraktsbestemmelser må disse bekjentgjøres allerede i konkurransegrunnlaget, slik at eventuelle tilbydere kan vurdere betingelsene og eventuelt melde inn forbehold der det er mulig.

Innbyderen bør redegjøre for hvilke typer av forbehold som kan føre til avvisning av tilbud. Det anbefales at man bruker balanserte kontraktsbestemmelser slik at forbeholdsproblematikken unngås i størst mulig grad.

For å få riktigst og mest mulig sammenliknbare priser er det vesentlig at bestiller definerer hvilke ytelser som forventes fra arkitekten som får oppdraget. Konkurransegrunnlaget bør omfatte en ytelsesbeskrivelse.

Konkurransegrunnlag og utlysning

Siste trinn i forberedelsene til anskaffelsen av arkitekt er å konkludere forarbeidet i et samlet konkurransegrunnlag, og foreta en korrekt utlysning av konkurransen. Konkurransegrunnlaget er i praksis et dokument der alle aspekter ved konkurransen er samlet. Dersom det er utarbeidet detaljert romprogram eller kravspesifikasjon er dette et viktig vedlegg, sammen med eventuelle kartgrunnlag, tegninger, foto e.l. Det finnes greie maler for innhold i konkurransegrunnlag, se www.anskaffelser.no. Offentlige bestillere skal følge forskriftsbestemte prosedyrer for utlysning av konkurranser. Når man legger ut utlysningen på www.doffin.no, blir man veiledet steg for steg. Dersom verdien av anskaffelsen overstiger EØS-terskelverdier, vil utlysningen via Doffin også kunngjøres i TED, den offisielle europeiske databasen for kunngjøringer.

Forarbeid Velg konkurranseform Kvalifikasjonskrav Velg tildelingskriterier og evalueringsmodell Utarbeid konkurransegrunnlag og foreta utlysning Evaluering Image Map