6 Velg tildelingskriterier og evalueringsmodell

Veileder for offentlige anskaffelser velg tildelingskriterier

Som grunnlag for evaluering av tilbud i en anbudskonkurranse må det foreligge definerte, objektive og ikke-diskriminerende tildelingskriterier. Tildelingskriterier skal rette seg mot tilbudene og være egnet til å identifisere det beste tilbudet. Offentlig regelverk krever at evalueringsarbeid skal være «transparent», slik at evalueringen kan dokumenteres skriftlig i ettertid.

Tildeling etter «lavest pris» eller det «økonomisk mest fordelaktige tilbud»

Bestillere av arkitekttjenester i anbudskonkurranser har mulighet for å velge mellom tildelingsprinsippene laveste pris eller det økonomisk mest fordelaktige tilbud, jf. FoA § 22–2. Det skal tilkjennegis i annonseringen eller konkurransegrunnlaget hvilket av disse prinsippene som er valgt for å bedømme tilbudene. For en utbygger er det (som tidligere nevnt), økonomisk sett langt viktigere å sikre seg at prosjekteringsarbeidet utføres på en god måte enn å benytte det laveste tilbudet. Lavest pris blir derfor sjelden brukt som tildelingsprinsipp ved kjøp av arkitekttjenester.

Der tildelingsprinsippet det økonomisk mest fordelaktige tilbud er valgt, skal bestiller velge tildelingskriterier som spesifikt relaterer seg til «kontraktsgjenstanden», dvs. det aktuelle oppdraget. Tildelingskriterier kan for eksempel knyttes til pris, kvalitet, oppgaveforståelse, gjennomføringsstrategi, tilbudt kompetanse, miljøegenskaper og oppgaveorganisering. Kriteriene bør være egnet til å kunne identifisere egenskaper ved den tilbudte leveranse og til å skille mellom tilbyderne. Kravene som settes til dokumentasjon er med på å klargjøre innholdet i kriteriene og bør være egnet til å kunne evalueres. For anbefalinger av miljøkrav og -kriterier, se Difi's anbefalte miljøkriteriesett for prosjektering av bygg på www.anskaffelser.no.

Ikke bland sammen kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier

Bestiller må unngå å blande sammen kvalifikasjonskrav (se forrige kapittel) og tildelingskriterier. Forhold som er dokumentert og benyttet for å bli kvalifisert for oppgaven, kan ikke benyttes igjen som underlag for tildeling. F.eks. kan ikke et firmas kapasitet være et tildelingskriterium dersom kapasitet er benyttet som kvalifikasjonskrav. Det må fremgå klart av konkurransegrunnlaget at vurderingen av tilbudets kvaliteter ikke er sammenfallende med, eller en gjentakelse av, vurderingen av tilbydernes kvalifikasjoner i kvalifikasjonsvurderingen.

Arkitektonisk kvalitet

For å sikre at oppdrag utføres på best mulig måte er det viktig at arkitektonisk kvalitet vektlegges som tildelingskriterium. I hvilken grad kan tilbudte medarbeidere dokumentere erfaring fra prosjekter med høyt nivå når det gjelder forhold som funksjonalitet, arealeffektivitet, stedstilpasning, estetikk o.l.

Pris

Ved bruk av kriteriet pris kan man også be om at tilbyderne angir hvor mange timer de tenker å bruke totalt, slik at arbeidsinnsats tydeliggjøres. Prisforskjeller kan også skyldes mer effektive arbeidsrutiner, men forskjellene blir marginale. Tiden det tar å tegne et godt gjennomarbeidet bygg er omtrent den samme for de fleste arkitektkontor.

Vekting

Tildelingskriterier skal i utgangspunktet vektes i henhold til en oppgitt skala. Dersom det unntaksvis ikke kan foretas en vekting, skal bestiller angi kriterienes prioriterte rekkefølge, jf. FoA § 22–2 (3).  Ved kun å benytte kriterier oppstilt i en prioritert rekkefølge ved evaluering og tildeling, foreligger en åpenbar fare for at kravet til forutsigbarhet for tilbyderne svekkes. Det innebærer videre en større risiko for at evalueringen kan påvirkes i uønsket grad av skjønn og uensartet behandling, noe som kan sette selve anskaffelsen i fare.

RÅD OG ANBEFALINGER

Kvalitet vil som regel være det tildelingskriteriet som i størst grad påvirker sluttproduktets kvalitet. som en konsekvens av dette og samfunnsansvaret som følger av større offentlige innkjøp når det gjelder kvalitet i planverk, anlegg og bygninger, anbefales det ikke å benytte muligheten for laveste pris som ensidig tildelings- prinsipp.

Ved valg av det økonomisk mest fordelaktige tilbud som tildelingsprinsipp skal altså tildelingskriterier benyttes, og de skal vektes. Vekting av tildelingskriterier praktiseres forskjellig, men det er en vesentlig forutsetning at bestiller velger og vekter kriteriene slik at ikke anskaffelsen blir en ren priskonkurranse. Pris bør følgelig vektes slik at de øvrige kriterier kan få en reell innflytelse på resultatet.

For tildelingskriteriet «pris» kan man med fordel anmode om rater for nærmere definerte kategorier av medarbeidere, med et estimert antall timer. en slik praksis vil sikre muligheten for en reell sammenlikning av denne delen av tilbudene.

Denne veilederen anbefaler en evalueringsmodell med en enkel gruppering og tredeling av tildelingskriterier hvorav to er kvalitative forhold og ett kvantitativt;

- Forståelse av oppgaven

- Gjennomføring og organisering, tilbudte medarbeideres kompetanse

- Pris

Innhold og angivelse av hva som forstås som vesentlig for hver av disse kriteriene vil nødvendigvis variere fra oppgave til oppgave, og det vil være nødvendig med en tilleggsbeskrivelse for hvert punkt.

For å sikre at kvalitative forhold (se tidligere begrunnelse) blir gitt nødvendig prioritet kan en vekting av kriterier innenfor området som følger være hensiktsmessig:

- Forståelse av oppgaven ca. 30 til 40 %

- Gjennomføring og organisering, tilbudte medarbeideres kompetanse ca. 30 til 40 %

- Pris ca. 20 til 30 %

Det anbefales at man setter faste prosenter og at man ikke bruker glideskala i vurderingen. eks. «pris teller 30 %» fremfor «pris teller 20-40 %».

Denne veilederen anbefaler videre at bestiller benytter en evalueringsmodell der alle tilbud gis en poengscore innenfor en gitt skala (for eksempel 1 – 5) for hvert av tildelingskriteriene. skalaen må brukes likt for samtlige tildelingskriterier for å unngå at den relative vekten endres. Den oppnådde poengscoren for hvert enkelt kriterium multipliseres med kriteriets angitte relative vekt. De vektede poengscorene summeres og tilbyderen med høyest total poengscore er vinner av konkurransen.

Forarbeid Velg konkurranseform Kvalifikasjonskrav Velg tildelingskriterier og evalueringsmodell Utarbeid konkurransegrunnlag og foreta utlysning Evaluering Image Map