5 Velg kvalifikasjonskrav

Veileder for offentlige anskaffelser valg kvalifikasjonskrav

Utforming av kvalifikasjonskrav

Det er viktig å utforme kvalifikasjonskravene på en måte som gjør at man får deltakere som er egnet til å gjennomføre oppdraget og som kan levere det resultatet man har definert for anskaffelsen. Innbyder bør være kritisk til hvilke type krav som stilles, antall krav som stilles og hvilke krav som stilles til dokumentasjon. Strenge eller absolutte krav kan medføre at man må avvise ellers aktuelle tilbydere. Det bør derfor vurderes hvor viktige kravene som settes er for innbyder, og om noen av de krav man ønsker kan være bedre egnet som kontraktskrav.

Kvalifikasjonskravene skal fremkomme tydelig, allerede i kunngjøringen. Man bør klargjøre om det bare er arkitektfaglige leveranser som etterspørres, eller om det også skal leveres ytelser fra tekniske konsulenter, spesielle rådgivere o.l., enten som underleverandører til arkitekt eller som deltakere i en prosjekteringsgruppe. Dersom dette er aktuelt, må det tas stilling til om kvalifikasjonskravene også skal omfatte disse aktørene.

Forholdsmessighet

Det er viktig at man tilpasser kvalifikasjonskravene til det oppdrag man ber om tilbud på, jf. FoA §§ 8-4 og 17-4. Dersom kravene synes strenge eller kompliserte å oppfylle i forhold til hva man skal tilby, risikerer man å begrense antall tilbydere unødig. Samtidig vil det være i strid med kravet om forholdsmessighet dersom kravene som stilles ikke står i forhold til anskaffelsen som skal foretas. Kvalifikasjonskravene skal bare bidra til å sikre at en tilbyder er kvalifisert til å levere den aktuelle anskaffelsen. Det skal ikke foretas en rangering av tilbyderne: enten er en tilbyder kvalifisert - eller ikke kvalifisert!

Alle kvalifikasjonskravene skal saklig sett være knyttet til ett av følgende forhold:

1) tilbyders organisering

2) tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet

3) tilbyders tekniske/faglige kvalifikasjoner

Omfanget av dokumentasjon skal stå i forhold til anskaffelsen

Et kvalifikasjonskrav følges alltid av krav til dokumentasjon. FoA gir anvisning på hva man «kan» be om som dokumentasjon, men det bør vurderes konkret i hver anskaffelse hva som er relevante krav. For å sikre riktig dokumentasjon og også riktig mengde dokumentasjon, slik at prosessen blir minst mulig arbeidskrevende for innbyder og tilbyder, må dokumentasjonskravet utformes med omtanke. Konkurranseinnbyder har plikt til å vurdere all etterspurt og innlevert dokumentasjon. Som et minimum må det leveres attest for betalt skatt og merverdiavgift, samt egenerklæring for HMS. Vurdering av tilbydernes tekniske kvalifikasjoner skal særlig baseres på krav som faglig kompetanse, gjennomføringsevne, erfaring og pålitelighet. Disse vurderingene krever arkitektfaglig kompetanse.

Videre er det viktig å definere hvilke kvalifikasjons- og dokumentasjonskrav det strengt tatt er behov for at man stiller til mulige tilbydere. Et sentralt punkt som må klargjøres er betydningen og omfanget av den forestående anskaffelsen og hva man trenger av dokumentasjon fra tilbyderen for å kontrollere at kravene er oppfylt. For å redusere tilbydernes arbeidsmengde, og slik åpne for at flere er interessert i å gi tilbud, vil det være en klar fordel om bestillere benytter maler for kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som i størst mulig grad er standardisert.

Eksempel:
Det skal prosjekteres et nytt sykehjem. Dersom man stiller krav om at tilbyder skal ha tegnet tre sykehjem i løpet av de siste tre år, vil man begrense konkurransen unødig, både med tanke på antall tilbud man får inn og ikke minst med tanke på at man risikerer å utelukke tilbydere som vil være like kvalifiserte gjennom annen type erfaring. Bruker man i stedet formuleringen «erfaring fra oppdrag av tilsvarende kompleksitet og størrelse», vil man kunne få et bredere utvalg tilbydere. Man kan også utvide fristen for referanseprosjekter, f.eks. til de siste fem år.

Manglende innlevert dokumentasjon kan innebære avvisningsgrunn. Det er likevel anledning til å gi en kort tilleggsfrist for å ettersende dokumentasjonen. Tilleggsfristen skal gis på samme måten og likt for alle deltakerne i konkurransen. Bestilleren må ikke begynne å evaluere tilbudene før tilleggsfristen er utløpt.

For mer informasjon om kvalifikasjonsfasen, se departementets veileder Beste Praksis fra 2004  og FADs Veileder av 2012 pkt. 9.3 s. 117 flg.

Forarbeid Velg konkurranseform Kvalifikasjonskrav Velg tildelingskriterier og evalueringsmodell Utarbeid konkurransegrunnlag og foreta utlysning Evaluering Image Map