4 Velg konkurranseform

Veileder for offentlige anskaffelser velg konkurranseform

Konkurranser for anskaffelse av arkitekt kan deles inn tre hovedkategorier:

1. Plan- og designkonkurranser

I en plan- og designkonkurranse konkurreres det om konkrete løsningsforslag. Det er normalt slik at plan- og designkonkurranse med løsningsforlsag gir de klareste svar på sammensatte prosjektmål. Ved å bruke plan- og designkonkurranser får man frem flere løsningsforslag og får arkitektene til å anstrenge seg for å finne den beste løsningen på oppgaven. Bestillere bør tenke gjennom og tydeliggjøre prosjektets ambisjoner og kvalitetsmål, slik at forslagene gir et best mulig svar.

Det skilles mellom åpne og begrensede konkurranser. I åpne konkurranser kan alle arkitekter delta. I begrensede konkurranser kan bestiller stille krav til tilbyder, og plukke ut de best kvalifiserte til en lukket konkurranse. Åpne konkurranser er svært ressurskrevende for arkitektene, og må derfor forankres slik at konkurrentene vet at vinneren premieres eller honoreres. I åpne konkurranser er det vanlig at flere utkast premieres i rangert rekkefølge for å stimulere til bred deltakelse. Dersom det ikke dreier seg om en ren idékonkurranse bør det være høy grad av sikkerhet for at vinnerne tildeles oppdrag med å videreføre arbeidet. Grunnlaget for plan- og designkonkurransen er en beskrivelse av oppgaven, et rom- og funksjonsprogram, fremdriftsplan for prosjektet og i noen tilfeller en kostnadsramme. Plan- og designkonkurranser avgjøres ved juryering av anonymiserte forslag.

Plan- og designkonkurranser virker skjerpende på arkitekters skaperevne. Noen av de mest fremragende byggverk som er reist i Norge er resultater av plan- og designkonkurranser, og en del arkitektkontorer baserer sin virksomhet på oppdrag de får på denne måten.

2. Anbudskonkurranser

Her konkurreres det hovedsakelig om kompetanse, pris, og referanser. Tilbyderne gir et tilbud basert på bestillers konkurransegrunnlag. Dette består av en detaljert orientering om oppgavens art, størrelse, tidsperspektiv og kostnadsramme, samt utdyping av kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier (se under). Anbudskonkurransen kan være åpen eller begrenset. I en begrenset anbudskonkurranse kan bare inviterte tilbydere delta, etter at åpen prekvalifisering for alle interesserte leverandører er gjennomført. Det er verdt å merke seg at det i anbudskonkurranser er absolutt forbudt å forhandle om tilbudets innhold. Det betyr at alt som vil ha priskonsekvens må medtas i konkurransegrunnlaget. Alle vilkår i en eventuell fremtidig kontrakt må derfor også tas inn i innbydelsen, og alle ytelser som skal leveres må defineres. For å definere hvilke arkitektytelser som skal utføres anbefales det å bruke AY 2010 – Arkitektfaglig ytelsesbeskrivelse, se http://www.arkitektbedriftene.no/Informasjon-om-AY-2010.

Dersom det innleverte tilbudet avviker fra innbydelsen eller poster ikke er fylt ut, skal tilbudet avvises dersom avvikene ikke kan prises. Åpenbare feil kan rettes av bestiller.

Dersom bestiller ønsker å intervjue konkurransedeltakerne må dette varsles i konkurransegrunnlaget. I en intervjurunde må alle tilbydere behandles likt, og det kan ikke under noen omstendighet forhandles under intervjuet. Det bør forberedes likelydende spørsmål til tilbyderne. Slike spørsmål kan bare ha til hensikt å få utdypet det som tilbydere på forhånd har utarbeidet og innlevert skriftlig.

3. Konkurranse med forhandling

I sterk kontrast til anbudskonkurransen har bestiller i en konkurranse med forhandling rett og plikt til å forhandle med tilbyderne. Dette gjelder alle forhold ved tilbudet, også kontraktssummen. Under EØS-terskelverdier er det fri adgang til å bruke denne konkurranseformen, mens det over EØS-terskelverdier kun unntaksvis er mulig f.eks. dersom man har gjennomført en mislykket anbudskonkurranse. For mer om dette, se FoA §§ 14-3 og 14-4 og FADs Veileder av 2012 pkt. 7.4.2-7.4.4 s. 89 flg.

Momenter ved valg av konkurransetype:

• I de fleste prosjekter bør det stilles krav til estetisk, funksjonell og teknisk kvalitet. Dette kan best sikres ved konkurranser der det skal leveres løsningsforslag. Slike konkurranser gir ofte et klart og inspirerende utgangspunkt for videre prosess. Plan- og designkonkurranser brukes altså for å få frem flere konkrete forslag der fysiske løsninger synliggjøres. Bygge- og planleggingsoppgaver av særlig samfunnsmessig betydning bør arrangeres som plan- og designkonkurranser. Forslagene kan stilles ut, offentligheten kan diskutere løsningene, og kostnader til planlegging og bygging kan beregnes.
Plan- og designkonkurranser er en relativt tidkrevende metode for å kontrahere arkitekt, og dette benyttes ofte som et argument mot denne konkurranseformen. Det er grunn til å påpeke at tiden som går fra konkurranseutlysing til det foreligger et godkjent forprosjekt ikke behøver å være lengre enn ved andre konkurranseformer. Innbyderen blir tvunget til å klarlegge egne behov og forventninger i arbeidet med konkurranseprogrammet, og vinnerutkastet gir grunnlag for en rask videreføring.

• I prosjekter der det ikke er naturlig å levere løsningsforslag og en står overfor uoversiktlige prosessforløp, kan det vurderes å benytte anbudskonkurranser. Anbudskonkurranser kan arrangeres som rene priskonkurranser, men fordi byggets totalpris, funksjonalitet og estetiske kvalitet vanligvis er av langt større viktighet enn arkitekthonoraret benytter bestillere seg vanligvis av adgangen til å arrangere anbudskonkurranse etter prinsippet det mest økonomisk fordelaktige tilbud. Oppdragstildelingen skjer da på grunnlag av en samlet vurdering av f.eks. tilbydernes kompetanse, gjennomføringsevne og pris.

• I prosjekter der f.eks. kort planleggingstid er definert som hovedmål kan en vurdere konkurranse med forhandling, men merk igjen at denne konkurranseformen bare kan benyttes i unntakstilfeller dersom man er over EØS-terskelverdi. Tidsgevinsten i konkurransefasen kan ved slike konkurranser være 4 - 8 uker i forhold til en anbudskonkurranse. Kostnadene ved å gjennomføre konkurransen vil være lavere enn ved andre konkurranseformer. Denne konkurranseformen kan også være aktuell der programarbeidet er kommet kort, og arkitekten ønskes som deltaker i programmeringen. Det er vanskeligere for nyetablerte eller ukjente tilbydere å komme i posisjon til å bli valgt i denne typen konkurranser, fordi utvelgelsen i hovedsak er basert på referanser og erfaringer fra tidligere prosjekter.

Ulike oppdragstyper:

De beskrevne konkurranseformene leder til ulike typer oppdrag:

1. Enkeltoppdrag
De aller fleste konkurranser resulterer i oppdrag om å videreføre oppgaven det har vært konkurrert om. Unntaket er de rene idékonkurranser og parallelle oppdrag.

2. Rammeavtaler
Ved behov for jevnlig arkitektbistand til flere oppdrag, kan rammeavtaler inngås, med en eller flere tilbydere. Rammeavtaler er administrativt gunstige både for oppdragsgiver og arkitektkontor ved gjentagende, forholdsvis like byggeoppgaver. Oppdragsgiver må gi tilstrekkelig informasjon om innholdet av anskaffelsen, fremgangsmåten og tildelingskriteriene som skal benyttes for inngåelse av den enkelte kontrakt under rammeavtalen. En rammeavtale inngås ofte etter anbudskonkurranse og kan som regel ikke ha lenger varighet enn fire år. For mer om rammeavtaler, se FADs Veileder av 2012 kap. 8 s. 106 flg.

3. Parallelle oppdrag
Dersom bestiller ønsker å belyse mulighetene i et område eller på en tomt kan arkitekter f.eks. bes om å utføre en mulighetsstudie. Denne oppdragsformen er i mange tilfeller nødvendig som forarbeid til konkurranser, og bør gjennomføres der problemstillingen eller situasjonen er kompleks og uoversiktlig. Dersom resultatet av parallelle oppdrag munner ut i en løsning eller en mulig retning, må videre oppdrag lyses ut. Parallelle oppdrag må ikke forveksles med plan- og designkonkurranser. Det kåres ikke vinnere, og tildeles ikke oppdrag med å videreføre arbeidet.

For mer om konkurranseformer, se FADs Veileder av 2012 kap. 6 s. 76 flg.

Forarbeid Velg konkurranseform Kvalifikasjonskrav Velg tildelingskriterier og evalueringsmodell Utarbeid konkurransegrunnlag og foreta utlysning Evaluering Image Map