3 Nødvendig forarbeid

Veileder for offentlige anskaffelser nødvendig forarbeid

Anskaffelsen av arkitekt er det første konkrete og viktige skritt i en utbyggings- prosess. Allerede på dette nivå treffes avgjørelser som kan få stor økonomisk og kvalitetsmessig betydning. Derfor er det viktig å gjøre et godt forarbeide, slik at en får mest mulig ut av konkurransen. Godt planlagte og presise konkurranser, uansett konkurranseform, gir det beste utgangspunktet for løsningene som skal utvikles. Samtidig reduseres faren for konflikter både ved evaluering og i løpet av prosessen.

Definér «objektet» for konkurransen!

Ettersom konkurransen skal danne grunnlaget for senere kjøp av arkitekt- tjenestene, er det viktig å være presis på hva det faktisk konkurreres om.

Nødvendige presiseringer vil for eksempel være:

- Er det en arealplan, bygning eller begge deler?

- Hva slags bygning eller hva slags plantype?

- Ønsker man konkurranse om et komplett prosjekt, eller bare om et idé-forslag?

- skal tilbyderne basere forslagene på et detaljert romprogram eller på en mer grovmasket funksjonsbeskrivelse, med ønsket bruttoareal?

- Hvilke arkitektfag skal anskaffes? (Bygningsarkitekt, landskapsarkitekt, interiørarkitekt)

Presise svar på slike spørsmål vil avhenge av ulike lokale forhold: planstatus i området, hvor realistisk det er at byggesak faktisk skal gjennomføres, ønsket om medvirkning og roller i fremtidig prosess osv. Spørsmålene bør besvares i form av et overordnet program, slik at «objektet» for konkurransen er udiskutabelt og lett for- ståelig for de deltakende arkitekter. For en konkurranse om bygningsforslag vil det i de fleste tilfelle være fornuftig å utvikle et relativt detaljert romprogram. Gjennom en program-prosess, som må gjøres før eller senere i alle fall, blir bestiller selv mer klar over sine faktiske behov, nødvendige romstørrelser og tekniske krav, og kan dermed bedre definere prosjektets økonomiske rammer.

Offentlige oppdragsgivere er ansvarlige for bygninger med en rekke forskjellige brukere, som f.eks. lærere i skolebygg eller sykepleiere i aldershjem. Det er fornuftig å ta med brukerperspektivet tidlig, f.eks. ved utarbeiding av romprogram for konkurranser om bygningsforslag.

I et byggeprosjekt tas det mange beslutninger underveis, og det gjøres ofte endringer i forhold til det man opprinnelig tenkte seg. Etter ferdigstillelse og brukstakelse kan det oppstå behov for endringer av, eller tillegg til, det som inngikk i den opprinnelige anskaffelsen. Det kan derfor med fordel vurderes å legges inn endrings-/tilleggsarbeid i anskaffelsen, slik at man ikke må lyse ut slike arbeider separat, og at de samtidig kan utføres av opprinnelig arkitekt. Dette kan utformes som en opsjon som oppdragsgiver kan velge å benytte seg av, hvor enten anslått mengde og/eller tidsrom er definert.
I så fall må denne opsjonen prises av tilbyderne i konkurransen og det mest praktiske vil antakelig være at det gis en timepris for slike endrings-/tilleggsarbeider.

Definér de viktigste målene for prosjekt og prosess

I tillegg til å definere «objektet» for konkurransen er det også nødvendig å definere mål for prosjektet og prosessen etter avsluttet konkurranse. Slike prosjektmål er alltid sammensatte, som resultat av drøfting og prioritering av:

Kostnad: Mange bestillere vil i utgangspunktet tenke at lav kostnad, både for konkurransen og det endelige prosjekt, er det overordnete målet. Samtidig vet bygningskyndige at det er svært vanskelig å fastlegge endelig kostnad på et tidlig tidspunkt. Det er også viktig at levetidskostnader diskuteres, ikke bare investeringskostnadene. Ofte vil bestiller selv ønske endringer med kostnadskonsekvens underveis. Prosjekter med tidlig definert «fast pris» vil i de fleste tilfelle gi bestiller mindre handlingsrom i prosessen, og begrenset mulighet for medvirkning.

Tid: I enkelte prosjekter, f.eks. skolebygg, kan tidsaspektet være svært viktig.
Likevel ser vi at den totale fremdriften i praksis er avhengig av en rekke uover- siktlige og uforutsigbare forhold, knyttet til plangrunnlag, saksbehandling, markedssituasjon o.a. Prosjektets fremdrift er sjelden avhengig av hvilken konkurranseform som velges.

Kvalitet: I praksis vil alltid prosjektets kvalitet, ikke minst sett fra brukernes og publikums side, være avgjørende for prosjektets omdømme. Kvalitet kan knyttes til de funksjonelle løsningene, estetisk form og materialbruk, vedlikeholdsfrihet, levetidskostnader og bærekraft. I mange tilfeller vil det være viktig at bygnings- forslag gir rom for innovasjon og er tilstrekkelig elastiske for endringer i planprosessen og senere.

Ved å gjennomføre og konkludere grundige måldrøftinger har bestiller lagt et viktig grunnlag for spennende og god konkurranse, og for evalueringen av eventuelle prosjektforslag.

Etter å ha definert «objektet» og de viktigste målene for konkurransen, kan bestiller foreta valg av konkurranseform, se kap. 4.

Definér kontraktstrategi

Bestiller må i sin planlegging av konkurransen også velge kontraktsform for opp- draget som skal lyses ut i tillegg til anskaffelsesprosedyre, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Han må bl.a. ta stilling til ytelser som skal leveres, kontraktsbestemmelser, fordeling av ansvar og evt. til entrepriseform. Valg av kontrakt- strategi har stor betydning for hvilket marked som nås. Balanserte vilkår, f.eks. basert på standardkontrakter, vil redusere faren for konflikter. Upresise vilkår øker interessen hos de useriøse og øker risikoen for kostnadsvekst. Innebærer kontrak- ten som tilbys urimelig overføring av risiko vil det føre til at tilbydere enten ikke deltar eller tar forbehold og man må evt. avvise disse som ellers ville vært godt kvalifiserte tilbydere. Det kan også være risiko for at tilbydere ikke har forstått hvilken risiko de påtar seg og dermed ikke klarer å oppfylle kontrakten.

Hvem kan delta?

Før endelig utlysning av konkurransen er det nødvendig å avklare hvem som kan delta i konkurransen. Evaluering av konkurranser kan være tidkrevende, uansett hvilken konkurranseform som velges. Åpne konkurranser uten prekvalifisering vil ofte tiltrekke svært mange deltakere, med varierende erfaringer og kompetanse. Deltakerantallet kan begrenses gjennom en prekvalifiseringsprosess før selve konkurransen. Dersom en velger å begrense deltakelsen, må det fastsettes kvalifikasjonskrav. Man kan være ute etter de best kvalifiserte eller man ønsker en god konkurransedynamikk slik at det f.eks. blir prekvalifisert noen store og noen små tilbydere, tilbydere med ulik erfaringsbakgrunn, geografisk tilhørighet osv.

Forarbeid Velg konkurranseform Kvalifikasjonskrav Velg tildelingskriterier og evalueringsmodell Utarbeid konkurransegrunnlag og foreta utlysning Evaluering Image Map